Rabu, 20 Juli 2011

JENIS-JENIS DOKUMEN

DI BAWAH INI ADALAH JENIS-JENIS DOKUMEN: 

1. Dilihat dari segi pemakainya:
 Dokumen pribadi
 Dokumen niaga
 Dokumen sejarah
 Dokumen pemerintah
2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya:
 
Nilai penerangan
 Nilai yuridis
 Nilai perdangan
 Nilai historis
 3. Dilihat dari sumbernya:
 
Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah
 Dokumen ang bersumber dari swasta
 Dokumen yang berasal dari kontrak dagang
 Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
 Dokumen yang bersumber dari perseorangan.
4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya
 Dokumen dinamis
 Dok. aktif
 Dok. semi aktif
 Dok. inaktif
 Dok. statis

5. Dokumen Ditinjau dari segi penelitian
 Dokumen primer
 Dokumen sekunder 

 Dokumen tertier
6. Dokumen Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk
 Dokumen literal
 Dokumen korporal
 Dokumen privat


 

MENGGANDAKAN DOKUMEN

1. ARTI PENGGANDAAN
Kegiatan di kantor pasti tidak akan pernah lepas dengan penggandaan dokumen. Dokumen yang di cetak pasti akan membutuhkan salinan minimal satu lembar untuk memenuhi proses kearsipan. Selain kearsipan bisa juga untuk keperluan penyebaran informasi kepada suluruh karyawan atau kolega. Peran penggandaan dokumen itu sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen diperlukan sebagai sumber daya diantaranya adalah peralatan-peralatan dan mesin-mesin penggandaa.

arti dari penggandaan dokumen adalah:
1. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti proses, cara, perbuatan menggandakan.
2. Penggandaan juga bisa berarti usaha memperbanyak atau melipat gandakan dokumen.
3. Suatu perbuatan memperbanyak suatu dokumen dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan yang aslinya.

Fungsi penggandaan:
Fungsi dari penggandaan diantaranya adalah:
1. memberikan pelayanan memperbanyak dokumen.
2. memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya.
3. memberikan layanan untuk memperbesar atau memperkecil tulisan sesuai dengan keinginan pemimpin.

Jenis-jenis mesin pengganda:
diantara jenis-jenis mesin pengganda adalah:
1. mesin offset litho
2. mesin hectogrft
3. mesin stencil
4. mesin photo copy
5. mesin printer
6. mesin scanner
7. mesin risograft
8. mesin multygraft 

Memilih mesin pengganda dokumen
Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain:
1.Jumlah dokumen yang akan digandakan, banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.
2.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.
3.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna.
4.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula.
5.Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda, sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi.